Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – Online-Meetings

Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Webmeeting-Software „Microsoft Teams“ informieren.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
das jeweilige Unternehmen der KOMSA-Gruppe*, welches Sie zu einem MS-Teams Termin eingeladen hat (Firmendaten der Einladungs-E-Mail zum Termin).

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite des Webmeeting-Anbieters aufrufen, ist der Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist jedoch nur erforderlich, um die ggf. benötigte Software für die Nutzung des Webmeeting-Dienstes herunterzuladen.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Wir nutzen die Webmeeting-Software „Microsoft Teams“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). Microsoft Teams ist ein Dienst der Microsoft Corporation, die ihren Sitz in den USA hat.

Bei Teilnahme an einem Online-Meeting können diese Kategorien von personenbezogenen Daten Gegenstand der Verarbeitung sein:

  • Angaben zu Ihrer Person: Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild, Abteilung

  • Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/ Hardware- Informationen

  • bei Aufzeichnungen: MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei aller Online-Meeting-Chats

  • bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit, ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden

  • Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktion zu nutzen. Hierbei werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Online- Meetings die Daten des Mikrofons und/ oder der Videokamera Ihres Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera und/ oder das Mikrofon jederzeit über die Webmeeting-Software des Anbieters deaktivieren bzw. stummschalten.

Die genannten Daten verwenden wir zur Durchführung von Online-Meetings. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen dies vorab mitteilen und Ihre Einwilligung noch vor dem Start der Aufnahme einholen. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen in der Webmeeting-Software angezeigt.

Wenn es zur Protokollierung der Ergebnisse eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Texteingaben protokollieren. Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren die gestellten Fragen der Teilnehmer weiterverarbeiten.

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Einige der genannten Daten sind jedoch zur Durchführung eines Online-Meetings erforderlich. Ohne die Mitteilung der zur Durchführung eines Online-Meetings benötigten Daten können Sie an dem Online-Meeting nicht teilnehmen. Die Mitteilung anderer Daten ist freiwillig, kann aber für die Nutzung von bestimmten Services erforderlich sein. Wir informieren Sie bei der Eingabe von Daten, wenn die Bereitstellung für den jeweiligen Service oder die jeweilige Funktion erforderlich ist. Diese Daten sind als Pflichtfelder gekennzeichnet. Bei erforderlichen Daten hat die Nichtbereitstellung zur Folge, dass der betreffende Service oder die betreffende Funktion nicht erbracht werden kann. Bei optionalen Daten kann die Nichtbereitstellung zur Folge haben, dass wir das Online-Meeting nicht in gleicher Form und gleichem Umfang wie üblich erbringen können.

Rechtsgrundlagen für die beschriebenen Datenverarbeitungen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrnehmung berechtigter Interessen, basierend auf unserem Interesse, Online-Meetings effizient zu gestalten und durchzuführen).

Datenweitergabe an Dritte
Inhalte aus Online-Meetings stehen allen Teilnehmern zur Verfügung. Zudem hat der Anbieter der Webmeeting-Software Zugang zu Ihren Daten, soweit dies im Rahmen der Auftragsverarbeitung vorgesehen ist. Im Übrigen behandeln wir Ihre Daten selbstverständlich vertraulich und übermitteln sie nicht ohne Ihre Zustimmung an weitere Dritte.

Ihre personenbezogenen Daten werden, sofern erforderlich, an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt:

  • IT-Dienstleister (stellen Informations- und Telekommunikationsdienste bereit)

  • Akten- und Datenträgervernichter (fachgerechte Entsorgung von Akten und Datenträgern)

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Microsoft Teams ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Bei den USA handelt es sich um ein Drittland außerhalb der Europäischen Union. Länder außerhalb der Europäischen Union handhaben den Schutz von personenbezogenen Daten anders als Länder innerhalb der Europäischen Union. Es gibt aktuell keinen Beschluss der EU-Kommission, dass Drittländer allgemein ein angemessenes Schutzniveau bieten. Wir haben daher besondere Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten in Drittländern ebenso sicher wie innerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden.

Mit Dienstleistern in Drittländern schließen wir den von der Kommission der Europäischen Union für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Drittländern bereitgestellten Datenschutzvertrag (Standard-Datenschutzklauseln) ab. Dieser sieht geeignete Garantien für den Schutz Ihrer Daten bei Dienstleistern in Drittländern vor. Eine Kopie dieses Datenschutzvertrags können Sie unter den oben angegebenen Kontaktdaten anfordern.

Löschung der Daten
Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen, werden Ihre Daten gelöscht, sobald sie für den Zweck, zu dem wir sie erhoben haben, nicht mehr erforderlich sind. Im Fall von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erfolgt die Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungspflichten.

Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Widerspruch und Datenübertragbarkeit. Sie haben das Recht auf Beschwerde bei der Datenschutzaufsichtsbehörde. Wenn wir Ihre Daten auf Grundlage einer Einwilligung verarbeiten, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Ein Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht.

Unser Datenschutzbeauftragter
Bei der Erfüllung unserer datenschutzrechtlichen Pflichten werden wir von unserem externen Datenschutzbeauftragten unterstützt.
Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten lauten:

datenschutz nord GmbH
Kurfürstendamm 212
10719 Berlin
E-Mail: office@datenschutz-nord.de

* Die KOMSA AG und die mit ihr verbundenen Unternehmen der KOMSA-Gruppe sind zu finden auf www.komsa.com.