NTB - Nachrichtentechnik Bielefeld

Nine-to-five Arbeiten hinter geschlossenen Bürotüren? Das ist für viele Unternehmenslenker und auch Mitarbeiter nicht mehr zeitgemäß. Sie schaffen ein Umfeld, das konstruktive Meetings ebenso unterstützt wie konzentrierte Arbeitsphasen. Und das unabhängig vom Arbeitsort. Doch was gilt es bei der Entwicklung einer solchen Arbeitsumgebung zu beachten und welchen Nutzen bringt es tatsächlich? Das haben wir jemanden gefragt, der es wissen muss. Daniel Brosend, Geschäftsführer des KOMSA-Systemhauspartners Nachrichtentechnik Bielefeld (NTB). Er unterstützt mit seinem Team Firmen aus ganz Deutschland bei der Umstellung auf moderne Arbeitsumgebungen und hat mit seinem Systemhaus nun selbst erfolgreich den Sprung in das neue Arbeitszeitalter gewagt.

NTB - Nachrichtentechnik Bielefeld Räumlichkeiten

Arbeitsumgebung komplett neu gedacht

Wer New Work und hybrides Arbeiten will, muss dazu bereit sein, Arbeit und Büroumgebungen neu zu denken. Statt langer Flure mit vielen Einzelbüros gibt es bei NTB deshalb heute offene, helle Flächen mit Schreibtischinseln. Zusätzlich bieten spezielle Sitzmöbel schallgeschützte Rückzugsmöglichkeiten für konzentriertes Arbeiten und Videomeetings. Solche Sitzmöbel finden sich bei NTB auch in Mehrplatzausführung. „Hier können sich Teams kurzfristig besprechen, ohne andere zu stören“, erklärt Daniel Brosend. Schallschutzelemente an den Wänden und akustische Vorhänge bieten zusätzlichen Schutz vor ablenkenden Geräuschen.

NTB - Planung

Wichtigste Grundlage ist eine gute Planung

Die Transformation von NTB startete im März 2020. Der Platz im Firmengebäude reichte damals nicht mehr aus, um dem erhöhten Personalbedarf auch in Zukunft gerecht werden zu können. Das nahm Daniel Brosend zum Anlass, das Thema Arbeitsumgebung für das eigene Systemhaus neu zu denken und die Entwicklung in Richtung Modern Workplace aktiv voranzutreiben.

Die neue Arbeitsumgebung ist exakt auf die Bedürfnisse von NTB zugeschnitten: Ein Beraterteam und zehn Mitarbeiter haben in der Planungsphase zusammengearbeitet, den Bedarf eruiert und nichts dem Zufall überlassen. Kurze Wege für die einzelnen Mitarbeiter wurden dabei ebenso berücksichtigt wie eine klare Struktur und eine helle und freundliche Atmosphäre. 

Für die Mitarbeiter dennoch gewöhnungsbedürftig: Sie haben nicht länger „ihren“ festen Arbeitsplatz, sondern arbeiten flexibel im Gebäude. Den Schreibtisch müssen sie abends „clean“ hinterlassen. Das erfordert eine bessere Selbstorganisation.

Mobile Working auch auf der Bürofläche

Bis zu zwei Tage pro Woche arbeiten die NTB-Mitarbeiter zudem im Homeoffice oder mobil. Das bedeutet: Die Ausstattung der Mitarbeiter und der Arbeitsplätze im Unternehmen muss gut durchdacht sein. Zu einer solchen Ausstattung gehören neben hochwertigen Notebooks inklusive passender Software sowie leistungsstarken Videokonferenz- und Telekommunikationssystemen auch zwei hochauflösende Bildschirme pro Arbeitsplatz.

„Die Notebooks ermöglichen es den Mitarbeitern, sich auf der Bürofläche flexibel zu bewegen und dort zu arbeiten, wo es gerade sinnvoll ist,“ erläutert Daniel Brosend. Das erleichtert die Zusammenarbeit in projektbezogenen Teams. Dank der schallgeschützten Rückzugsmöglichkeiten haben Mitarbeiter nun außerdem die Möglichkeit, ohne Störungen zu arbeiten.

NTB - Meeting

Deutlicher Mehrwert: Die Fehlerquote sinkt

Bereits jetzt zeigt sich: Das Team arbeitet konzentrierter, macht weniger Fehler und ist kreativer. „Das ist eine deutliche Tendenz“, so Brosend. Die Mitarbeiter planen ihre Projekte sorgfältig und gut. Es kommt kaum noch vor, dass etwas nicht bedacht wird.

Das zahlt sich für die Geschäfte des Systemhauses aus. „Wir haben schon jetzt mehr Ausschreibungen gewonnen, als vor der Umstrukturierung“, berichtet der Geschäftsführer.

NTB - Nachrichtentechnik Bielefeld Räumlichkeiten

Alle „mitnehmen“

New Work hat aber durchaus auch seine Herausforderungen, weiß Brosend. „Das neue Konzept muss von allen gelebt und mitgetragen werden.“ Er rät dazu, Mitarbeiter von Anfang an in die Planungen mit einzubeziehen und regelmäßig über die Fortschritte auf dem Weg in den Modern Workplace zu informieren. Bei NTB war das nicht zu jeder Zeit gegeben. „Viele Mitarbeiter haben coronabedingt zuhause gearbeitet“, erinnert sich Brosend.

Dadurch waren nicht alle immer über den aktuellen Stand informiert und mussten sich später erst an die neue Umgebung gewöhnen. „Zum Glück sind nun alle hoch zufrieden und arbeiten gerne in den neuen Räumen“, so Brosend. Diese Zufriedenheit geben die Mitarbeiter auch an die Kunden weiter.

NTB - Nachrichtentechnik Bielefeld Räumlichkeiten

Bestes Verkaufsargument bei Kunden

Denn nicht nur für die Mitarbeiter, sondern auch für die Kunden hat sich durch die Umgestaltung etwas zum Positiven verändert. In einer neu geschaffenen Etage im NTB-Firmengebäude gibt es seit dem Umbau nun auch repräsentative Räume für Kundenbesuche und Veranstaltungen. Dazu zählt ein mit aktueller Technik ausgestatteter Konferenzraum.

Ein gemütlicher Lounge-Bereich lädt zusätzlich zu Gesprächen ein. „Den positiven Effekt haben wir direkt bemerkt, denn hier ist die Atmosphäre viel entspannter als beispielsweise im Konferenzraum.“ Im lockeren Gespräch ergeben sich dann oftmals andere und neue Anknüpfungspunkte.

NTB - Nachrichtentechnik Bielefeld Räumlichkeiten

Das Highlight ist das so genannte „Stadion“ mit direktem Zugang zur Dachterrasse und einer großen, kinoähnlichen Projektionsfläche. „Wir wollen Kundenerlebnisse bieten“, sagt Daniel Brosend. Neben Kundenveranstaltungen sollen in den neuen Räumen Fortbildungen und Mitarbeiterfeste stattfinden. „Unsere Kunden sind begeistert und wir sind Vorbild für viele Unternehmen“, berichtet der Geschäftsführer. Viele Unternehmen planen aktuell eine ähnliche Transformation in Richtung Modern Workplace im eigenen Firmengebäude und holen sich Tipps und Anregungen bei NTB.

„Für uns ist es das beste Verkaufsargument, wenn wir nun live zeigen können, wie die Umsetzung aussehen kann“, so Brosend. Denn diese Begeisterung wirke sich natürlich auch positiv auf die Kundengewinnung und die Kundenbindung aus.

NTB - Meeting

Fachkräfte binden

Auch bei der Gewinnung neuer Mitarbeiter hat sich die Umstellung der Arbeitsumgebung bereits positiv ausgewirkt: Bewerber sind begeistert von dem Modern Workplace. „Wenn Bewerber erst einmal hier vor Ort waren und unsere Räumlichkeiten gesehen haben, entscheiden sie sich in der Regel für uns“, berichtet der Geschäftsführer.

Gibt es auch Nachteile durch Modern Workspace und hybrides Arbeiten? „Der Austausch zwischen den Mitarbeitern findet nun anders statt und muss viel bewusster gepflegt werden“, weiß Brosend. Denn nur, wenn sich alle als Teil des Teams fühlen, können New Work und hybrides Arbeiten auch auf Dauer erfolgreich gelingen.

Mit dem PAT-Prinzip zum Modern Workplace

Sie wollen Ihrem Unternehmen einen Innovationsschub verpassen und in Richtung New Work durchstarten? Oder wollen Sie als Systemhaus oder Business-Fachhändler Ihr Geschäft rund um den Modern Workplace ausbauen? Hier hat Daniel Brosend einige Tipps für Sie.

PAT - Planung

(P)lanung

  • Planen Sie das Vorhaben sorgfältig.

  • Holen Sie sich dazu kompetente Hilfe.

  • Beziehen Sie die Mitarbeiter ein.

  • Berücksichtigen Sie außerdem die Anforderungen beispielsweise im Bereich Datenschutz bei Ihren Planungen.

PAT - Au

(A)usstattung

  • Bieten Sie den Mitarbeitern eine Infrastruktur, in der sie konzentriert und gut arbeiten können und die trotzdem einen schnellen Austausch untereinander ermöglicht.

  • Leistungsstarke Hard- und Software sind die Voraussetzung dafür, dass die Mitarbeiter an jedem Ort arbeiten können.

  • Auch ein sicheres und breitbandiges Netz gehört zu einer solchen Arbeitsumgebung.

  • Hochwertige Kommunikationssysteme sorgen dafür, dass Mitarbeiter auch im Homeoffice und unterwegs wie gewohnt erreichbar sind.

  • Denken Sie an das Thema Ergonomie, also auch an hochauflösende Bildschirme und Eingabegeräte, die Mitarbeiter nutzen können.

  • Schaffen Sie repräsentative Räume mit guten Präsentationsmöglichkeiten.

PAT - Teambuilding

(T)eambuilding

  • Binden Sie die Mitarbeiter bei der Umsetzung mit ein und informieren Sie sie regelmäßig über den aktuellen Stand. Das erhöht die Vorfreude und nimmt eventuelle Ängste vor der Veränderung.

  • Schaffen oder fördern Sie Möglichkeiten, dass Mitarbeiter in Kontakt bleiben, auch wenn sie sich nicht täglich persönlich im Büro sehen. Führen Sie von Zeit zu Zeit Mitarbeiterbefragungen durch.

Mobile Workplace

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