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Jeder vierte Erwerbstätige in Deutschland hat im Januar vorrangig von zuhause aus gearbeitet, so eine aktuelle Studie der Hans-Böckler-Stiftung. Knapp 40 Prozent davon konnten ihre Tätigkeit uneingeschränkt im Homeoffice erledigen. Ein Grund dafür: Fehlende technische Voraussetzungen, die ein Arbeiten ohne Einschränkungen nicht möglich machen.

Das Homeoffice muss aber eine gleichwertige Alternative zum Firmenbüro darstellen – auch in punkto Sicherheit.

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Workflows und Freigabeprozesse im Home Office erhalten

Homeoffice ist das „New Normal‘– das haben die letzten Monate deutlich bewiesen. Das flexible Arbeiten im Büro und in den eigenen vier Wänden hat sich in Corona-Zeiten mehr und mehr zum Standard entwickelt. Doch diese neue Normalität mit all ihren Vorzügen kann nur funktionieren, wenn wesentliche Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Erfolgsentscheidend für dieses Arbeitsmodell ist, dass Arbeitsprozesse uneingeschränkt, verlustfrei und sicher aufrechterhalten werden können. Das betrifft vor allem den Dokumentenaustausch.

Digitale Lösungen sind die Basis für flexibles Arbeiten

Immer mehr Unternehmen schaffen digitale Voraussetzungen, um das Prinzip des papierlosen Büros voranzutreiben. Die Basis dafür legen Unified-Communications-Lösungen wie die OfficeMaster Suite 7DX. Sie ermöglicht die verlustfreie und sichere Dokumentenübertragung in IP-Umgebungen.

Der Dokumentenzugriff und -austausch ist einer der zentralen Prozesse für das effiziente Arbeiten im Homeoffice. Für Mitarbeiter ist es essentiell, dass sie Schriftstücke, Skizzen oder auch Sprachnachrichten verlässlich empfangen und versenden können.

Die OfficeMaster Suite 7DX verbindet das vorhandene E-Mail-System mit den Kommunikationswegen NGDX, Fax, SMS und Voicemail. So ist sichergestellt, dass auch im Homeoffice keine Text- und Sprachnachricht verloren geht und bestehende Arbeitsprozesse aufrechterhalten bleiben.

Keine Abstriche bei der IT-Sicherheit

Sicherheit ist bei der Arbeit im Homeoffice oberstes Gebot, denn die Daten sind mitunter sensibel und müssen vor dem Zugriff Unberechtigter unbedingt geschützt werden. Gerade wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden, kann es für Unternehmen, die ihre eigenen Daten, die ihrer Kunden oder Zulieferer nicht ausreichend schützen, teuer werden.

Fakt ist auch, dass es Cyber-Kriminelle nirgendwo leichter haben als im Homeoffice. Wer die Heim-Arbeitsplätze nicht absichert, wird leichtes Ziel von Hackern. Es gilt deshalb, das gleiche Schutzniveau wie im Büro-Umfeld aufzubauen.

Den manipulationssicheren Dokumentenaustausch realisiert die OfficeMaster Suite 7DX über Next Generation Document Exchange (NGDX). Bei diesem innovativen Dokumentenaustauschverfahren werden digitale Dokumente im Original, verlustfrei und End-to-End an den Empfänger übermittelt. Der Transfer wird mit einem qualifizierten Sendebericht quittiert. Für ein Höchstmaß an Sicherheit lässt sich dieser Prozess zusätzlich verschlüsseln und digital signieren.

Uneingeschränkter Zugriff – unabhängig von Standort und Endgerät

Durch die Integration in den E-Mail-Client stehen die Funktionen der OfficeMaster Suite 7DX nicht nur auf PCs, sondern auch auf mobilen Endgeräten wie Smartphones, Laptops oder Tablets zur Verfügung. Mitarbeiter können so absolut standortunabhängig und auf jedem Endgerät arbeiten – der manipulationssichere Austausch von Dokumenten und die gewohnten Workflows sind dennoch gewährleistet.

Fazit

Das Homeoffice ist aus dem Arbeitsleben nicht mehr wegzudenken. Es hat sich in vielen Branchen längst etabliert und wird als Arbeitsmodell auch nach der Corona-Zeit seinen festen Platz in den Unternehmen haben. Die technischen Voraussetzungen für einen reibungslosen und sicheren Dokumentenaustausch schaffen innovative und flexible UC-Lösungen wie die OfficeMaster Suite 7DX.


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