Hinweise zur Datenverarbeitung für die Beschäftigte der KOMSA-Gruppe nach Art. 13 EU-DSGVO

3. Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten der Unternehmen der KOMSA-Gruppe

datenschutz nord GmbH
Niederlassung Berlin
Kurfürstendamm 212
10719 Berlin
E-Mail: office@datenschutz-nord.de

4. Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten: 
Im Rahmen Deines Arbeitsverhältnisses verarbeiten wir als KOMSA-Unternehmensgruppe Deine Daten.

Deine Daten werden für folgende Zwecke verarbeitet.

• Begründung, Durchführung, Beendigung des Arbeitsverhältnisses

• Personalverwaltung

• Personalentwicklung

• Teilnahme an internen und externen Schulungen

• Durchführung von Eignungstests

• Eignungsuntersuchungen, Tauglichkeitsuntersuchungen, Einstellungsuntersuchungen, arbeitsmedizinische Vorsorge

• Lohn- und Gehaltsabrechnung, Pfändungsbeitreibung für Dritte, Forderungsbeitreibung

• Mitarbeiter- und Unternehmenszertifizierungen

• Durchführung des beruflichen Eingliederungsmanagements (BEM)

• gesetzlichen Deklarations- und Anmeldeverpflichtungen

• aufsichtsrechtlicher Vorgaben, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsverpflichtungen

• gesetzlichen Regelungen zu Arbeitsrecht, sozialer Sicherheit und Beschäftigtenschutzvorschriften, auch veranlasste Alkoholkontrollen

• Wahrung des berechtigten Interesses zum Schutz des Eigentums (z.B. durch Tor-, Taschen- und Spindkontrollen, IT-Sicherheitsmaßnahmen, Videoüberwachung, Speicherung der KfzKennzeichen der Privatfahrzeuge der Mitarbeiter) und der Schutz des Lager- und Warenbestandes der KOMSA-Gruppe (z.B. Speicherung der IMEI der privaten Mobiltelefone der Mitarbeiter) sowie der Unterstützung bei der Aufklärung von Straftaten

• bei Dienstwagenüberlassung:

  • Prüfung der Fahrgeeignetheit, der Führerscheindaten bei Dienstwagenüberlassung

  • Zur Verifizierung als Dienstwagenfahrer und zur Nutzung von Dienstleistungen für Dienstwagen

• Übermittlung von Kontaktdaten als Ansprechpartner zur Kommunikation, Identifizierung und
  Sicherheits- und Zutrittsberechtigungsprüfung aufgrund der Vertragsgestaltung mit Kunden und Lieferanten

• Einreichen von Verbesserungsvorschlägen über das Ideenmanagementsystem „Impuls“

• Nutzung von IT-Systemen

• zur Erstellung von Reports zur Analyse der Zeitaufwände für die Betreuung von Kunden und Lieferanten

• Rechtstreitigkeiten

• betrieblichen Versicherungen, betrieblichen Altersvorsorge, weitere Versicherungsdienstleistungen

• Abrechnung der Kantinenversorgung

• Presse-, Medienarbeit

• Prüfung von Embargolisten

• Erstellung von Werbe-/Imagematerialien

• Einladungen zu Mitarbeiterveranstaltungen

• Anwesenheitserfassung

• Arbeitszeiterfassung

• Datenverarbeitung im Zuge des Infektionsschutzgesetzes

• Video- und weitere Konferenzsysteme

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten:Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten sind Art. 88 DS-GVO i.V.m. § 26 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen, denen wir unterliegen), Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (soweit wir Deine Einwilligung zur Datenverarbeitung einholen), Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO (zum Schutz lebenswichtiger Interessen) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (zur Wahrung berechtigter Interessen); Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG (zur Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Arbeitsverhältnis) sowie nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (soweit wir Deine Einwilligung zur Verarbeitung besonderer Datenkategorien einholen).

Unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung besteht in dem Schutz des Eigentums der KOMSA-Gruppe, dem Schutz von Leib und Leben der Mitarbeiter und Gästen, dem Schutz der immateriellen Werte/IT-Sicherheit, der Aufklärung von Straftaten sowie der Dienstwagenüberlassung.

6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:
Die personenbezogenen Daten werden, sofern erforderlich, an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt:

• Sozialversicherung

• Finanzverwaltung

• Rentenversicherer, Versorgungswerke

• Berufsgenossenschaft

• Integrationsämter/Fürsorgestellen

• Berufsverbände und Kammern

• Fördermittelgeber

• SV Deutschland GmbH

• Agentur für Arbeit

• Kunden und Lieferanten der KOMSA-Gruppe

• Zoll

• Gesundheitsamt

• Akten- und Datenträgervernichter

• IT-Dienstleister, Software-, Telekommunikationsanbieter

• Druckereien und Werbedienstleister

• zentrale Mahngerichte

• Gerichte und Rechtsanwälte

• Steuerberater und Wirtschaftsprüfer

• Betriebsarzt

• Versanddienstleister

• Soziale Medien

• Presse, Rundfunk, Fernsehen

• Schulungsanbieter und Zertifizierer

• Versicherungen, Versicherungsmakler

• Leasinggeber, KFZ-Werkstätten, Anbieter von eLadestationen

• Gem. § 15 AktG verbundene Unternehmen der KOMSA-Gruppe als gemeinsam Verantwortliche (für Details bitte Link anklicken)

7. Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten:
Deine personenbezogenen Daten werden bis zu zehn Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gespeichert, sofern keine gesetzlichen oder behördlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung. Demnach beträgt die Aufbewahrungspflicht bis zu 10 Jahre. Sofern Du Deine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt hast, verarbeiten wir Deine Daten bis zum Widerruf. Mit dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist entsteht nicht automatisch eine Löschpflicht, da weiterhin ein berechtigtes Interesse an der Archivierung bestehen kann, um z. B. bei Rechtsstreitigkeiten auskunftsfähig zu sein.

8. Auskunft über personenbezogener Daten bezüglich Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Widerspruch:

Hiermit weisen wir Dich ausdrücklich auf Deine Rechte gemäß der Artikel 15 bis 21 der Datenschutz-Grundverordnung hin. Diese beinhalten das Recht auf Auskunft gegenüber den Verantwortlichen in Bezug auf Deine personenbezogenen Daten, auf deren Berichtigung, Löschung sowie auf Einschränkung der Verarbeitung und auf Datenübertragbarkeit.

Darüber hinaus hast Du ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten.

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht:

Betroffene haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Datenverarbeitung auf der Grundlage unserer Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DS-GVO erfolgt. Diese Fälle sind in dieser Datenschutzinformation beschrieben worden. Im Falle eines Widerspruchs werden die personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, es können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung dieser Daten nachgewiesen werden, die die Interessen, Rechte und Freiheiten des Betroffenen überwiegen. Das ist auch der Fall, wenn die personenbezogenen Daten der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.

Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe des Namens, der Adresse und des Geburtsdatums des Betroffenen erfolgen und sollte an den Arbeitgeber (siehe Punkt 2) gerichtet werden.

Eine Durchführung des Arbeitsverhältnisses ist nach Widerspruch nicht möglich.

9. Widerruf Deiner Einwilligung

Sofern du eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt hast, hast Du ein jederzeitiges Recht auf Widerruf dieser Einwilligung. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Detaillierte Informationen zum Widerruf findest Du in der Einwilligungserklärung.

10. Beschwerderecht 

Hiermit weisen wir dich auf Dein Beschwerderecht in Bezug auf die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde hin.

11. Bereitstellung von personenbezogenen Daten
Die Bereitstellung Deiner Daten ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber für die Begründung, Durchführung, Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich. Bei Nichtbereitstellung der Daten ist die Begründung oder Durchführung Arbeitsverhältnisses nicht möglich.

12. Fragen zum Datenschutz
Falls Du Fragen zum Thema Datenschutz hast, wende Dich an Deinen Vorgesetzten, das Team Legal-Datenschutz oder den Datenschutzbeauftragten der KOMSA-Gruppe.

¹eine Liste der Tochterunternehmen der KOMSA-Unternehmensgruppe findest Du unter komsa.com/de/komsa-gruppe/am-markt/unternehmen/

²Für gem. § 15 AktG verbundene Unternehmen (Tochterunternehmen der KOMSA-Gruppe) der KOMSA AG wird die Datenverarbeitung zu o.g. Zwecken realisiert. Dazu wurden zwischen den Tochterunternehmen der KOMSA-Gruppe und der KOMSA AG für folgende Bereiche Verträge über eine gemeinsame Verantwortlichkeit zur Datenverarbeitung (Joint Controllership) gem. Art. 26 DSGVO geschlossen: Unter Bezug auf Art. 26 DS-GVO geben wir das Wesentliche dieser Vereinbarungen für gemeinsam Verantwortliche zwischen der KOMSA AG und dem jeweiligen verbundenen Unternehmen zur Kenntnis. Der Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten betrifft sämtliche Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens, einschließlich der Phase der Vertragsanbahnung. Die Mittel der Verarbeitung sind die Beschäftigten der KOMSA in den Bereichen People & Culture, Corporate Security und Front Office sowie die zur Erbringung der Dienstleistungen vorgehaltenen sachlichen und technischen Mittel, insbesondere die datenverarbeitungstechnischen Einrichtungen und Anlagen. Die Verpflichtungen des Verarbeiters von personenbezogenen Daten nach den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung sowie der Regelungen für elektronische Kommunikationsdienste werden zwischen den Parteien wie folgt umgesetzt:

^x) Die Kreuze stellen dar, welcher Verantwortliche, welche Aufgabe übernimmt.

Jede betroffene Person kann sich mit ihren Anliegen zum Datenschutz an die folgende gemeinsame Servicestelle wenden.

Servicestelle für gemeinsame Verantwortung:

KOMSA Management GmbH

People & Culture/Legal-Datenschutz

KOMSA-Allee 1

09232 Hartmannsdorf

Kontaktdaten:

Tel.: +49 3722 713-8500

Fax: +49 3722 713-9550

E-Mail: info@komsa.com

Ungeachtet der Einzelheiten dieser Vereinbarung kann die betroffene Person ihre Rechte im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung bei und gegenüber jedem einzelnen der Verantwortlichen (nach § 15 AktG verbundenen Unternehmen der KOMSA Gruppe oder KOMSA) geltend machen.