Was bedeutet der Umstieg auf Hybrid Workplaces? Auf diese drei Szenarien sollten Unternehmen und Händler vorbereitet sein.
New Work: oft genug ein Containerbegriff, der viel Interpretationsspielraum zulässt. Ihn mit Leben zu füllen – das ist schon schwieriger. Von schüchtern bis radikal: Drei Denkmodelle rund um hybrides Arbeiten und die Folgen für die digitale Arbeitsorganisation in Ihrem Unternehmen.
Diese Fragen beantworten wir für Sie in diesem Beitrag:
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Welche Elemente von New Work werden sich in Zukunft durchsetzen?
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Was bedeuten diese Entwicklungen für die digitale Arbeitswelt?
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Welche digitalen Technologien und Devices können helfen, Hybrid Workspaces noch bequemer und effizienter zu machen?
Dass sich New Work nahezu gleich schreibt wie New York, ist natürlich ein Zufall. Allerdings einer, dem man gut und gern eine gewisse innere Logik unterstellen kann. Denn die US-Metropole New York steht wie kein anderer Ort der Welt für das Neue, Kreative, Diverse – kurz: für die Zukunft. Und genau das tut New Work auch.
Wie allerdings das Neue in der Arbeitswelt im Detail aussehen wird, was als kurzfristige Modeerscheinung, was als langfristiger Trend zu werten ist, darüber gehen die Meinungen nach wie vor weit auseinander. Je nachdem, zu welcher Interpretation von New Work ein Unternehmen tendiert, so gestalten sich auch die Anforderungen an seine Kommunikationstechnik. Bei den Unternehmen selbst, aber auch bei Händlern, die sie mit der entsprechenden Technik ausstatten, ploppen hier aktuell zahlreiche Fragezeichen auf. Denn schließlich wollen Unternehmen in Lösungen investieren, die auch morgen noch relevant sind.
1. Der klassische Zugang: New Work als hybride Arbeitsform
Als durchaus erfreuliche Folge der ganz und gar nicht erfreulichen Corona-Pandemie wurde der Wechsel zwischen Homeoffice und Büro fast überall, wo es die Arbeitsabläufe erlauben, zu einem fixen Bestandteil der Firmenkultur. Laut einer Umfrage des Wirtschaftsforschungsverbandes ZEW wollen in Deutschland 37 Prozent der Unternehmen aus der Informationswirtschaft ihren Mitarbeitenden auch in Zukunft hybrides Arbeiten erlauben – und zwar mit einem beeindruckend hohen durchschnittlichen Anteil von drei Tagen in der Woche, an denen im Homeoffice gearbeitet werden kann. Bei den Mitarbeitenden ist der Wunsch nach der neuen mobilen Arbeitswelt allerdings noch stärker. Eine neue Studie von EY zeigt zum Beispiel: 54 Prozent würden über eine Kündigung nachdenken, sollte ihr Arbeitgeber mobiles Arbeiten einschränken.
Für Systemhäuser und den Fachhandel. bedeutet das: In den nächsten Jahren werden noch mehr Neu- und Bestandskunden mit dem Auftrag auf sie zukommen, die technische Basis für die Mobile Workplaces im Unternehmen zu schaffen. Der perfekte Zeitpunkt also, um das eigene Produktportfolio auf den Prüfstand zu nehmen und sich in Sachen mobile Technologien auf den neuesten Stand zu bringen. Gleichzeitig gilt aber: Nach wie vor ist trotz der Erfahrungen während der Pandemie in vielen Unternehmen die Infrastruktur für die mobile Arbeit nur mangelhaft. Jedenfalls beklagen in einer 2022 veröffentlichten Studie der DAK 40 Prozent der in Deutschland Befragten, dass hybrides Arbeiten für sie durch schlechten Zugriff auf Daten und Unterlagen erschwert wird. Im Vorjahr war die Zahl der Unzufriedenen mit 35 Prozent noch etwas geringer. Daraus folgt: Offenbar wird die IT-Ausstattung von Unternehmen noch immer nicht hinreichend an die neue Realität der Arbeitswelt angeglichen. Der Handlungsbedarf für Arbeitgeber ist also groß. Er beginnt bei der Ausstattung mit mobilen Geräten, die wirklich nach dem Plug-and-Play-Prinzip vom ersten Moment an arbeitsfähig sind, geht weiter über die Implementierung von Cloud-Lösungen und er hört bei der Frage, wie der Arbeitsplatz der Zukunft rein physisch aussehen wird, noch lange nicht auf.
Man kann also sagen: Hier ist noch Luft nach oben – und für Händler birgt der hohe Bedarf an Technik für Hybrid Workplaces ein riesiges Potenzial.
Denn in einer Arbeitswelt, in der nicht mehr alle zur gleichen Zeit vor Ort sind, stellt sich neben alle kommunikationstechnischen Herausforderungen auch unweigerlich die Frage, ob fixe Arbeitsplätze überhaupt noch zeitgemäß sind, Stichwort: Desk Sharing. Aus IT-Sicht bedeutet der Abschied vom klassischen Büro, wie Deutschland es lange kannte: mit Stand-PC, dem unvermeidlichen Gummibaum und einem Namenskärtchen an der Tür eine alles andere als triviale Aufgabe. Denn wenn alle mehr oder minder überall im Haus oder ganz woanders arbeiten können sollen, ist der gut ausgestattete, stets funktionstüchtige Laptop zwar die Voraussetzung dafür, aber bei weitem noch nicht die Lösung.
Zu ihr gehören nämlich auch noch unzählige andere Elemente, bei wichtigen Details wie Headsets angefangen bis zu grundsätzlichen Fragen, wie etwa: Ist das Netzwerk oder die WLAN-Infrastruktur im Haus tatsächlich so gut, dass man an jedem Platz, an dem man gut sitzen auch gut arbeiten kann? Wie kommt man möglichst unkompliziert an dringend benötigte Informationen, ohne mal eben an die Tür des Nachbarbüros klopfen oder in der Büro-Ablage stöbern zu können? .
2. Der dynamische Zugang: New Work als eine ortsunabhängige Form der Arbeit
Für manche Mitarbeitenden, etwa im Vertrieb, existierte das Arbeiten von unterwegs, lange bevor das Schlagwort Mobile Working allgegenwärtig wurde. In einer gewissen Art und Weise waren Mitarbeitende im Außendienst daher durchaus die Pioniere von New Work. Sie lernten schon sehr früh, worauf es ankommt, wenn die Arbeit weder von daheim noch im Büro, sondern eben von irgendwo erledigt werden soll. Und dieses Irgendwo kann bisweilen durchaus abgelegen sein.
Heute kennt fast jeder die Herausforderungen einer durch Mobile Working und Digitalisierung geprägten Arbeitswelt: zum Beispiel, wenn sich die gute Idee, ein paar Excel-Tabellen im Park zu bearbeiten, in eine digitale Katastrophe verwandelt, weil der Akku eben doch nicht so lange durchhält wie erhofft. Oder weil die Verbindung zum Server immer wieder abreißt.
Kein Wunder also, dass sowohl aus Nutzersicht als auch aus jener der IT-Verantwortlichen Fragen nach dem Verhältnis von Konnektivität, Batterielaufzeit und dem Gewicht von Devices häufig diskutierte Punkte darstellen. Klar ist dabei zumindest so viel: Unabhängig von allen persönlichen Vorlieben, wollen Menschen, die ortsunabhängig arbeiten, von ihrem Arbeitgeber das bestmögliche Equipment zur Verfügung gestellt bekommen. Bekommen sie es nicht, kann das schnell zu einer inneren Kündigung führen, auf die früher oder später auch die tatsächliche folgt. Ein Umstand, der schnell erfolgskritisch werden kann. Denn gute Fachkräfte zu verlieren, ist immer mit immensen Kosten verbunden. Laut einer Studie des Online-Recrutingportals Stepstone liegen die durchschnittlichen Vakanzkosten für unbesetzte Stellen in Deutschland bei rund 29.000,– Euro. Andererseits: Die IT-Budgets sind auch nicht unendlich – das weiß niemand besser als die Finanzvorstände und Procurement-Verantwortlichen dieser Welt.
Das Ziel muss also sein, einen Partner zu finden, der den Spagat zwischen topaktuell und wirtschaftlich darstellbar schafft. Für IT-Verantwortliche und das Management bedeutet eine Arbeitsorganisation, die verstärkt auf mobiles Arbeiten, und Homeoffice setzt, aber auch noch eine andere Herausforderung: Security. Denn Sicherheitsfragen sind etwas, worum sich ie User:innen üblicherweise nur selten aus eigenem Antrieb kümmern. Das Motto “Meine Daten interessieren doch keinen”, ist bei ihnen weit verbreitet. IT-Profis wissen hingegen nicht erst seit der Pandemie: Es geht natürlich um weit mehr als die Daten einzelner Personen. Jeder, der sich mobil von außen in das Firmennetzwerk einloggt, ist auch ein potenzielles Einfallstor für Cyberkriminelle.
Für das IT-Management in Unternehmen besteht eine der wichtigsten Konsequenzen von New Work daher darin, allein – oder gemeinsam mit einem erfahrenen Partner – Strukturen zu schaffen, die alle extern Arbeitenden dazu zwingt, sich sicher zu verhalten, ohne dass ihre Arbeit dabei zu sehr behindert wird. Eine neue Studie von Proofpoint zeigt übrigens, dass mit dem Management von IT beschäftigte Personen gerade in der Schulung von Mitarbeitenden zahlreiche Defizite sehen. Im weltweiten Schnitt finden sie, dass 60 Prozent von ihnen in Sachen Cybersecurity Nachholbedarf haben.
3. Der radikale Zugang: New Work als entgrenzte Arbeitsform
In ihrer radikalen Ausprägung und in einer für wenige Unternehmen gültigen Form kann New Work freilich auch bedeuten: Alle arbeiten nicht nur ortsunabhängig, sondern buchstäblich von überall.
Teams kooperieren über Kontinente und Zeitzonen hinweg, ihre Zusammensetzung und ihr Management ändern sich von Projekt zu Projekt, physische Treffen finden gezielt und in stets unterschiedlichen Arbeitsgruppen statt. Ja, es gibt sogar Projekte, bei denen sich die Akteure niemals persönlich, sondern nur aus dem Homeoffice oder von wo auch immer über digitale Kollaborationstools austauschen. Freilich, vieles spricht dafür, dass sich diese ganz radikale Form der Entgrenzung der Arbeit, außer in sehr spezifischen Sonderfällen, wie etwa den Hochphasen einer Pandemie, so schnell nicht durchsetzen wird. Zu groß ist bei aller Digitalisierung und Individualisierung der Wunsch der meisten, die Kolleg:innen regelmäßig auch in der Realität zu treffen. Zu groß sind auch die Vorteile von eingespielten Teams, bei denen eben nicht ständig neue Leute hinzukommen.
Schließlich bedeutet New Work ja nicht, dass damit alle sozialen Beziehungen gekappt werden. Das wäre auch ziemlich kontraproduktiv für die Arbeitszufriedenheit. Immerhin sehen 75 Prozent der von der DAK befragten Angestellten den fehlenden persönlichen Kontakt zu den Kolleg:innen als das größte Manko von Homeoffice und Mobile Working. Danach folgt mit rund 50 Prozent die manchmal schwierige Trennung von Job und Privatleben.
In etwas weniger extremer Form ist entgrenztes Arbeiten allerdings inzwischen in vielen Unternehmen zumindest phasenweise Alltag. Je entgrenzter, je häufiger von unterwegs oder aus dem Homeoffice gearbeitet wird, desto stärker stehen IT-Verantwortliche und das Management dann unter Druck, Kollaborationstools so aufzusetzen, dass damit ein für alle Beteiligten optimaler Workflow gewährleistet werden kann.
Je stärker die dislozierte Komponente von New Work wird, desto wichtiger werden für Unternehmen auch Cloudlösungen. Aus einem ganz einfachen Grund: Wenn nicht nur vereinzelte Arbeiten, sondern so gut wie alles, was in einem Unternehmen an Aufgaben ansteht, mobil erledigt werden soll, muss auch die dafür nötige IT-Infrastruktur dementsprechend beschaffen sein. Eine neue Studie von PwC zeigt nämlich: In Zukunft wird das Thema noch brisanter werden. Nicht weniger als 67 % aller CEOs befürchten eine Gefährdung der Innovationskraft ihrer Unternehmen durch Cybercrime. Eine andere, von Handelsblatt Research durchgeführte Studie zeigt allerdings, dass es einen Ausweg gibt: Als Gegenmittel gegen digitale Angriffe wirken demnach am besten schlicht und einfach Mitarbeitende, die sich dieser Gefahr bewusst sind und dementsprechend handeln.
Für Unternehmen, die auf hybride Arbeitsformen und den Wechsel zwischen Office und ortsungebundener Arbeit setzen, ist die Konsequenz aus dieser Erkenntnis ziemlich klar: Sie müssen dringender denn je klare, verbindliche Standardprozeduren einführen, die im Rahmen von New Work ein solides Grundlevel an Sicherheit garantieren. Sie dürfen damit das Arbeiten aber nicht verlangsamen. Denn, auch das zeigen Studien, Mitarbeitende werden in Zukunft nur dann bereit sein, vorgegebene Sicherheitsregeln dauerhaft einzuhalten, wenn damit kein großer zusätzlicher Aufwand verbunden ist. Das gilt übrigens für so gut wie jedes Setting, egal ob hybrid, Mobile Office oder Büro.
