Hybride Arbeit leicht gemacht: Wie Sie Online-Meetings komfortabel gestalten, Tools für Videokonferenzen richtig einsetzen und ohne Erschöpfung und Stress einen Tag im virtuellen Raum planen.
Diese Fragen beantworten wir für Sie in diesem Beitrag:
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Wie lassen sich Videokonferenzen ohne Konzentrationsschwächen absolvieren?
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Welche Aufgaben können in Unternehmen gut per Videocall gelöst werden und welche weniger gut?
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Wie sieht ein durchdachtes Management von Online-Meetings aus?
Deutschland, so tönt es landauf und landab, hat den Videokonferenzen-Blues. Zwar will die überwiegende Mehrheit nicht mehr auf die Vorzüge von Homeoffice und hybridem Arbeiten verzichten, doch Videokonferenzen gehören bei vielen nach wie vor zu den liebsten Programmpunkten des Arbeitstages. Dass man in solchen Meetings seine Kolleg:innen nicht wirklich, sondern eben nur virtuell trifft, ist dabei nicht einmal das größte Manko.
Viel schwerer wiegt die Tatsache, dass Videokonferenzen als Teil von New Work offensichtlich anstrengender sind als reale Treffen im Office. Oder zumindest anders anstrengend. Laut einer Studie der Wirtschaftshochschule Ludwigshafen leiden 85 Prozent aller Mitarbeitenden, die im Büro oder außerhalb davon regelmäßig über Videokonferenzen kommunizieren, während solcher Treffen an Konzentrationsschwierigkeiten. Die Hälfte der Befragten berichtet außerdem über Ungeduld, sei es, weil sie nicht zu Wort kommen, endlosen Monologen lauschen müssen oder wegen Tools, die nicht dazu taugen, um wirklich gut remote zu arbeiten. Bei nahezu einem Drittel treten zudem auch körperliche Beschwerden wie Kopf- oder Rückenschmerzen auf.
Die Fehler im Virtuellen
Wirklich verwunderlich ist das nicht – aber auch nicht per se die Schuld des Formates selbst. Denn in vielen Unternehmen werden Videokonferenzen nach wie vor so organisiert, als würde es sich dabei um reale Treffen unter den Mitarbeitenden handeln. Viel zu oft wird übersehen, dass eine Videokonferenz eine ganz andere Taktung braucht als das traditionelle Meeting im Büro.
Viel zu oft wird auch nicht die am besten geeignete Software genutzt, sondern eine, die man zu Beginn der Corona-Pandemie in aller Eile installiert hat. Allein durch den Griff zu Tools, die wirklich geschmeidig funktionieren, die einen nahtlosen Wechsel zwischen Telefonie, Videocall, Messaging und Telekonferenz erlauben, können Unternehmen eine gewaltige Präventionsmaßnahme gegen Frust im Mobilen Office ergreifen. Doch das ist bei weitem nicht alles. Auch die nachfolgenden sieben Tipps zur digitalen Zusammenarbeit sind es nicht. Aber wer auch nur ein paar von ihnen befolgt, wird zukünftig bessere, effizientere und weniger energieraubende Videocalls veranstalten.
Besonders wichtig ist das natürlich für jene Mitarbeitenden, die dem New Work-Gedanken eher skeptisch gegenüberstehen. Fangen wir also bei Nummer eins an.
Und schließlich, ein ganz wesentlicher Punkt: Für eine gute Zusammenarbeit bleibt es essenziell, dass das Nutzererlebnis am Arbeitsplatz stimmt. Und zwar unabhängig davon, wo sich dieser Arbeitsplatz befindet. Im optimalen Fall bedeutet das eine zentrale Anwendung für Sprachtelefonie, Videokonferenzen, Messaging, Chatten und Freigeben von Dokumenten, die mit einer intuitiven Benutzeroberfläche ausgestattet ist und die ein einheitliches Erscheinungsbild bietet – mobil wie am Desktop.
Tipp 1. Kürzen Sie Meetings auf das absolut nötige Minimum
This Meeting could have been an E-Mail… Schon in der nicht-virtuellen Welt dauern Meetings sehr oft viel länger, als es für effizientes Arbeiten von Nutzen wäre. Abseits vom Office, in der Videosituation, fällt der Effekt noch ausgeprägter aus. Der radikale Vorschlag, den wir Ihnen an dieser Stelle für das hybride Arbeiten unterbreiten möchten, lautet daher: Beschränken Sie Ihre Meetings auf das absolute Minimum. Und vergessen Sie nicht: Schon nach 15 Minuten beginnt die Konzentration der Teilnehmenden nachzulassen. Gute Kollaborationstools haben übrigens ein Feature, mit dessen Hilfe man die Standardlänge eines Meetings auf eben diese 15 Minuten einstellen kann. Oder auf 17, wenn Ihnen das lieber ist.
Tipp 2. Klären Sie die Kamerafrage
Möglich ist ja beides: Kamera an oder Kamera aus. Spätestens zu Beginn eines Meetings sollte aber klar sein, welche Vorgabe gilt. Für das Einschalten sprechen einige überaus gewichtige Punkte: Auch non-verbale Botschaften können so überbracht und entschlüsselt werden, der Team Spirit wird gestärkt und ab und zu läuft vielleicht sogar ein Hund durchs Bild. Andererseits kann das Kommunizieren mit eingeschalteter Kamera bei schlechter Verbindung einem guten Arbeiten ziemlich abträglich sein: Bild und Ton passen dann oft nicht zusammen, Gesichter frieren in den abenteuerlichsten Posen ein und manchmal fliegen Teilnehmende ganz aus dem Meeting. Zumindest Letzteres sollte mit einem guten Tool für digitale Zusammenarbeit nicht passieren. Und wenn es doch passiert? Dann liegt es häufig an einer schwachen Verbindung. WLAN-Verstärker wären nur eine Möglichkeit von vielen, um hier Abhilfe zu schaffen.
Tipp 3. Sorgen Sie für guten Ton
Authentische Sprachqualität ist das A und O für einen angenehmen Videocall. Denn wenn sich der Kollege anhört wie der Stimmungsmacher auf dem Rummel, wird das Videomeeting zur akustischen Qual. Der Ohrenbetäubung lässt sich zum Glück vorbeugen. Zunächst einmal durch eine möglichst ruhige, geräuscharme Umgebung. Das ist im Homeoffice allerdings keine Selbstverständlichkeit. Headsets mit geräuschunterdrückenden Lautsprechern und Noise Cancelling bieten sich daher als eine praktikable und wirkungsvolle Lösung an, um auch dort an Videokonferenzen teilzunehmen, wo keine Stille herrscht.
Ebenso wichtig ist der Sitz des verwendeten Equipments – denn kein Kopf ist wie der andere. Im Idealfall sollten Mitarbeitende daher selbst aus einer Palette von Modellen wählen und entscheiden dürfen, welches Modell sie nutzen möchten – zum Beispiel, ob In- oder Over-Ear-Kopfhörer, Bluetooth oder USB-Verbindung.
Tipp 4. Schaffen Sie die richtige Einstellung
Mit der richtigen Einstellung geht ohne Zweifel alles leichter. Was wir hier meinen, hat allerdings weniger mit der richtigen inneren Haltung zu tun, sondern viel mehr mit der richtigen Technik. Oder noch genauer: damit, dass Technik ihre volle Wirkung erst dann entfaltet, wenn sie kompetent genutzt wird. Deshalb ist es auch sinnvoll, alle Mitarbeitenden zumindest einmal darauf hinzuweisen, wie das Headset, das sie nutzen, optimal zu positionieren ist, etwa damit keine störenden Atemgeräusche mit übertragen werden. Auch die Wahl der Beleuchtung beeinflusst den Eindruck in einem oft unterschätzten Ausmaß. Ein Bild, das gerade noch ziemlich mau wirkte, kann mit der richtigen Beleuchtung einen absolut professionellen Eindruck vermitteln. Umgekehrt leider auch. Mehr dazu im nächsten Tipp.
Tipp 5. Rücken Sie alle ins rechte Licht
Eigentlich erstaunlich: Obwohl beide das gleiche Equipment haben, erscheint bei dem einen das Bild blass, verschwommen und ohne Konturen, während es bei der anderen gestochen scharf übertragen wird. Sehr oft liegt der Unterschied an der Beleuchtung: Indirekte Lichtquellen sind ideal, direkt einfallendes Licht ist schwierig und Gegenlicht absolut zu vermeiden. Schon mit der Berücksichtigung dieser Grundlagen lassen sich erstaunliche Verbesserungen erzielen. Wenn die Kamera dann auch noch so positioniert ist, dass sie sich auf Augenhöhe befindet und der Abstand zum Gesicht ungefähr eine Armlänge beträgt, entsteht ein idealer Bildausschnitt.
Tipp 6. Setzen Sie nicht für jede Feinabstimmung eine Videokonferenz an
Videomeetings sind großartig – wenn sie beim Arbeiten für den Zweck eingesetzt werden, für den sie erfunden wurden. Besprechungen, bei denen zum Beispiel remote Vorlagen präsentiert werden sollen oder zur Ideenfindung, an der sich ein bestimmter Kreis von Personen beteiligen soll. Für die kurze Abstimmung zwischendurch gibt es aber im Reich von New Work tauglichere Formate: den guten alten Voicecall zum Beispiel oder, wenn im Homeoffice schnell und dialogisch, aber dennoch nicht ganz synchron kommuniziert werden soll: den Chat. Oder auch digitale Ordner, über die Dokumente getauscht und bearbeitet werden können. Die haben ihren Nutzen übrigens nicht nur remote, sondern auch im konventionellen Büro.
Tipp 7. Mischen Sie synchron und asynchron
Natürlich wissen die Teilnehmenden in der Regel, dass es bei den meisten Tools, die für Videokonferenzen genutzt werden, auch die Möglichkeit gibt, während der Konferenz zu chatten. Entweder, indem man nur einzelne Personen anschreibt – oder, indem man eine Mitteilung an alle versendet. Vor allem die letzte Möglichkeit ist absolut underrated und wird oft viel zu zaghaft verwendet. Was schade ist, denn sie ermöglicht es, asynchrone Elemente in eine grundsätzlich synchrone Videokonferenz zu integrieren. Für kurze Kommentare, Ja-Nein-Abstimmungen oder Hinweise auf wichtige Infos ist die Chat-Funktion perfekt geeignet. Und auch, um den Überblick über die Reihenfolge von Wortmeldungen zu behalten, ist sie ziemlich praktisch.
7 auf einen Streich: Next Level Videocall
Wenn Sie es schaffen, unsere Tipps umzusetzen, heben Sie die Qualität Ihrer Videokonferenzen auf ein völlig neues Level und können sich über fröhliche Gesichter, klangvolle Gespräche und optimale Arbeitsergebnisse freuen.
