Eine hybride Unternehmensorganisation birgt viele Vorteile. New Work und das damit verbundene hybride Arbeiten ist aber auch ein Stresstest für den Zusammenhalt der Mitarbeitenden. Wir zeigen, wie Unternehmen hybride Arbeit am besten strukturieren und dabei die Kosten nicht aus dem Blick verlieren.
Diese Fragen beantworten wir für Sie in diesem Beitrag:
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Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen, die das Arbeiten im Büro und im Mobile Office optimal vernetzen wollen?
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Wie lässt sich die Unternehmens-IT für New Work optimieren?
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Warum sind bei hybriden Arbeitsformen vor allem die Mitarbeitenden der Schlüssel zu mehr Datensicherheit?
Hybrides Arbeiten bedeutet Freiraum und Flexibilität. Heute zuhause, morgen im Büro und übermorgen vielleicht ganz anderswo. Die Arbeitswelt ist schon heute mobil und wird es in Zukunft erst recht sein. Was für den Einzelnen offensichtlich ein Weg zu mehr Zufriedenheit im Job sein kann – immerhin wollen laut einer Studie des Marktforschungsinstituts Civey 76 % der Mitarbeitenden nicht mehr auf die Annehmlichkeiten des mobilen Arbeitens verzichten – kann IT-Abteilungen ganz schön auf Trab halten.
Denn um hybrides Arbeiten mit seinem Wechsel zwischen Mobile Office und Präsenzzeiten zu ermöglichen, muss das IT-Management eine dynamische Infrastruktur betreiben. In einer hybriden Arbeitswelt muss der Wunsch nach funktionierenden Videomeetings ebenso erfüllt werden wie jener nach gut ausgestatteten Besprechungsräumen vor Ort. Das Equipment soll für die Mitarbeitenden mobil genauso bequem zu nutzen sein wie im Büro. Und wenn beim hybriden Arbeiten zu Organisationsformen wie Desk Sharing gegriffen wird, so gilt dabei dennoch: Die Mitarbeitenden von heute mögen zwar mobil sein, einen Arbeitsplatz wünschen sie sich dennoch, an dem sie sich heimisch fühlen (und nicht wie Durchreisende in einem Warteraum). Erst unlängst zeigte eine Studie der DAK, dass regelmäßiger direkter Kontakt zum Team gerade bei einem hohen Anteil von Homeoffice unverzichtbarer Bestandteil der Jobzufriedenheit ist.
Trotz Kostendruck perfekt vernetzt
Hybrides Arbeiten zu organisieren, ist eine Kunst für sich. Denn: Um erfolgreich zu sein, braucht eine Organisation das feine Zusammengehörigkeitsgefühl im Team. Und das soll auch dann erhalten bleiben, wenn die Mitarbeitenden ihren Arbeitsort jeden Tag neu wählen. Erst recht, wenn Kostendruck und Effizienzgedanken es verbieten, dafür schlicht und einfach zwei parallellaufende Infrastrukturen zu betreiben: eine neue mobile und eine stationäre. Und selbst das würde nicht allen Anforderungen von New Work genügen. Denn manche Situationen wie zum Beispiel Konferenzen, an denen ein Teil der Teilnehmenden vor Ort im Office ist und ein Teil per Video mitmacht, benötigen ohnehin eine ganz spezifische Ausstattung. Jedenfalls dann, wenn sie wirklich professionell ablaufen sollen und auch die virtuellen Gäste möglichst authentisch an der Besprechung teilnehmen können sollen wie die vor Ort anwesenden Personen.
Zum Glück gibt es nach zwei Jahren Pandemie und unzähligen Crash-Erfahrungen Spezialisten, die über tiefgehendes Knowhow verfügen, um Unternehmen bei der Integration von Mobile Office und Büro zu unterstützen. Denn: Was trivial klingt, ist in der Realität höchst komplex. Allein für ein gut aufgesetztes Videokonferenzsystem muss die IT-Infrastruktur mit der Telekommunikationsinfrastruktur im Unternehmen sinnvoll verbunden werden. Das Fachwissen der Spezialisten für sich zu nutzen, kann Unternehmen oft einen markanten Wettbewerbsvorteil bringen. In jedem Fall hilft es den Mitarbeitenden, produktiver und effizienter zu arbeiten.
Checkliste: Mit diesen 5 Schritten finden Sie das richtige Kollaborationstool
Wenn Sie eine Lösung suchen, die Ihr Unternehmen fit fürs hybride Arbeiten macht, müssen Sie tief in die Strukturen des Unternehmens eintauchen. Unsere Checkliste leitet Sie durch die wichtigsten Fragen, die Sie sich stellen sollten.
Hybride Kommunikationslösungen für hybrides Arbeiten
Ein Thema, bei dem Expertise von außen helfen kann, sind zum Beispiel plattformunabhängige Kommunikationslösungen, auch als Unified Communications bekannt. Sie ermöglichen es hybrid arbeitenden Teams, problemlos miteinander zu kommunizieren, auch wenn die verwendeten Endgeräte völlig verschieden sind. Diese Lösungen gibt es wahlweise aus der Cloud oder On-Premise, also zur Installation in den unternehmenseigenen Räumlichkeiten.
Bei der Wahl des Anbieters gilt es, die passende Lösung für das eigene Umfeld und dessen Anforderungen zu finden. Denn in den meisten Fällen haben Unternehmen bereits hohe Summen in ihre IT- und Telekommunikations-Infrastruktur investiert und wollen diese gern weiter nutzen. Es braucht also jeweils eine professionelle Kommunikationslösung, die mit der bestehenden Infrastruktur im Unternehmen kompatibel ist.
Checkliste: Mit diesen 5 Schritten finden Sie das richtige Kollaborationstool
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Sicherheit – im hybriden Umfeld besonders wichtig
Der ständige Wechsel zwischen Büro, Homeoffice und anderen Arbeitsorten stellt IT-Abteilungen in Sachen Datensicherheit vor gänzlich neue Herausforderungen. Vielfach setzen Unternehmen, um die Sicherheit zu erhöhen, auf eine Private Cloud, die über eine VPN-Verbindung oder ein eigenes Netzwerk nur ausgewählten Nutzern zugänglich ist. Verbreitet ist aber auch die Nutzung von Modellen, die hybrid sind. Hier werden unternehmenskritische Daten über eine Private Cloud zur Verfügung gestellt, während Web-Applikationen und Programme aus einer Public Cloud kommen. Sicher sind übrigens beide Modelle – solange die Mitarbeitenden mit ihnen umzugehen wissen. Unternehmen, die hybrid arbeiten, müssen deshalb noch stärker als jene, die eine konventionelle Organisation ihrer Arbeitswelt beibehalten, wirklich alle Nutzer auf die diversen Gefahren von Cybercrime sensibilisieren.
Eine neue Studie von PwC zeigt nämlich: In Zukunft wird das Thema noch brisanter werden. Nicht weniger als 67 % aller CEOs befürchten eine Gefährdung der Innovationskraft ihrer Unternehmen durch Cybercrime. Eine andere, von Handelsblatt Research durchgeführte Studie zeigt allerdings, dass es einen Ausweg gibt: Als Gegenmittel gegen digitale Angriffe wirken demnach am besten schlicht und einfach Mitarbeitende, die sich dieser Gefahr bewusst sind und dementsprechend handeln.
Für Unternehmen, die auf hybride Arbeitsformen und den Wechsel zwischen Office und ortsungebundener Arbeit setzen, ist die Konsequenz aus dieser Erkenntnis ziemlich klar: Sie müssen dringender denn je klare, verbindliche Standardprozeduren einführen, die im Rahmen von New Work ein solides Grundlevel an Sicherheit garantieren. Sie dürfen damit das Arbeiten aber nicht verlangsamen. Denn, auch das zeigen Studien, Mitarbeitende werden in Zukunft nur dann bereit sein, vorgegebene Sicherheitsregeln dauerhaft einzuhalten, wenn damit kein großer zusätzlicher Aufwand verbunden ist. Das gilt übrigens für so gut wie jedes Setting, egal ob hybrid, Mobile Office oder Büro.
