Das richtige Kollaborationswerkzeug für hybrides Arbeiten zu wählen, ist nicht einfach. Der Griff zu simplen Standardlösungen bleibt zwar eine Option, bietet auf Dauer aber keine ideale Lösung. Denn mit Standardlösungen vergeben Unternehmen häufig die Chance, das Produktivitätspotenzial voll auszuschöpfen, das in Kollaborationstools und New Work steckt. Erfahren Sie, woran Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen erkennen.
Diese Fragen beantworten wir für Sie in diesem Beitrag:
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Wie findet man Kollaborationslösungen, die ideal auf die konkreten Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten sind?
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Warum ist Usability ein absolutes Muss und was bedeutet das für die Praxis von New Work?
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Welche Fragen sind wichtig, bevor die Entscheidung für ein Kollaborationstool fällt?
Die Anforderungen sind nicht gerade läppisch. Wer die richtigen Kollaborationswerkzeuge finden will, muss ganz tief in die Strukturen des Unternehmens eintauchen und wissen, was im Arbeitsalltag tatsächlich gebraucht wird. Zugleich muss man auch das vielgestaltige Softwareangebot am Markt im Blick behalten. Und natürlich muss auch auf den Datenschutz geachtet werden.
Ein erfahrener TK-Anbieter kann in einer solchen Situation eine wichtige Hilfe sein. Denn je nach Geschäftsmodell, Unternehmensgröße und Branche fällt den vielen Funktionen, die neue Kollaborationstools bieten, unterschiedliches Gewicht zu. In einem dynamischen Umfeld ist zum Beispiel die Skalierbarkeit wichtig – es soll nicht nur einfach nutzbar sein und den schnellen Aufbau von Videokonferenzen am (mobilen) Arbeitsplatz ermöglichen, es soll auch mit einem modernen Unternehmen wachsen können.
Nutzererlebnis als Schlüsselfaktor
Je mobiler und hybrider die Mitarbeitenden arbeiten, je stärker sie New Work leben, desto wichtiger wird es auch, dass ihr mobiler Arbeitsplatz all jene Tools bietet, die auch im Büro selbstverständlich sind.
Fürs Businesstelefon heißt das beispielsweise: mehrere Leitungen für eingehende Anrufe, das Weiterleiten und Halten von Anrufen, natürlich Gruppenanrufe. Anders als bei einem klassischen Tischtelefon, das im Büro steht, sollte im mobilen Büro aber auch die Option gegeben sein, von einem Voice- auf einen Videocall umzuschalten oder gleich an einer Telekonferenz mit mehreren Personen teilzunehmen, ohne in andere Anwendungen wechseln zu müssen.
Und schließlich, ein ganz wesentlicher Punkt: Für eine gute Zusammenarbeit bleibt es essenziell, dass das Nutzererlebnis am Arbeitsplatz stimmt. Und zwar unabhängig davon, wo sich dieser Arbeitsplatz befindet. Im optimalen Fall bedeutet das eine zentrale Anwendung für Sprachtelefonie, Videokonferenzen, Messaging, Chatten und Freigeben von Dokumenten, die mit einer intuitiven Benutzeroberfläche ausgestattet ist und die ein einheitliches Erscheinungsbild bietet – mobil wie am Desktop.
Mit Mitel kann die Umstellung auf New Work gelingen
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Ohne Konnektivität geht gar nicht
Nicht minder wichtig für eine funktionierende hybride Kollaboration ist die Netzinfrastruktur, um die vielen in der Cloud gespeicherten Daten und Anwendungen tatsächlich nutzen zu können. Eine gute Kollaborationslösung ist daher so aufgebaut, dass sie selbst bei schlechtem Empfang in ihren Grundfunktionen nutzbar ist und den Kontakt zu den Kollegen ermöglicht.
Um Lösungen im Büro unabhängig von einem fixen Arbeitsplatz bequem nutzen zu können, Stichwort: Desk Sharing, bleibt allerdings eine gute Versorgung des Büros mit WLAN eine Kernvoraussetzung. Auch dafür müssen Unternehmen sorgen, wenn sie die Vorzüge eines modernen Kollaborationstools voll ausnutzen wollen.
Ganz schön viele Anforderungen also. Um im Vorfeld einen Überblick darüber zu bekommen, welche Ansprüche ein Unternehmen an seine digitalen Kollaborationstools stellen sollte, kann die nachfolgende Checkliste daher durchaus hilfreich sein.
Checkliste: Diese 5 Fragen sollten Sie sich stellen
Ganz schön viele Anforderungen also. Um im Vorfeld einen Überblick darüber zu bekommen, welche Ansprüche ein Unternehmen an seine digitalen Kollaborationstools stellen sollte, kann die nachfolgende Checkliste daher durchaus hilfreich sein.
1. Wie passen Mindset im Unternehmen und Kollaborationstool zusammen?
Jedes Unternehmen ist anders. Es gibt Unternehmen, die flache Strukturen haben und solche, in denen es förmlicher zugeht. Es gibt Unternehmen, die den Workflow sehr genau vorgeben, der bei bestimmten Arbeiten zu bewältigen ist. Und es gibt solche, die mehr auf Selbstorganisation setzen. Nicht jedes Kollaborationstool ist für jede Arbeitsweise gleich gut geeignet – hier sollte man vorab genauer hinschauen und die konkreten Bedürfnisse mit den Funktionen abgleichen.
2. Welche Aufgaben werden wie bewältigt?
Nach mehr als zwei Jahren Pandemie wissen die meisten Unternehmen sehr genau, wie bei ihnen das Wechselspiel zwischen Mobile Office und Büro, zwischen mobilem Arbeiten und Präsenzzeiten aussieht. Es lohnt sich, diese Erfahrungen systematisch zu sammeln, um so ein klares Bild von den Anforderungen zu bekommen, die man an eine neue Software-Lösung hat. Denn wer viele Dokumente mobil tauscht und freigibt, hat andere Ansprüche an die Applikationen, die aus der Cloud kommen, als jemand, der im Homeoffice Verkaufsgespräche führt – um nur ein Beispiel zu nennen.
3. Routine oder Projektarbeit?
Auch dieser Punkt spielt eine sehr wichtige Rolle bei der Wahl des richtigen Kommunikationstools. Denn dort, wo im Büro und im Mobile Office immer wieder die gleichen Abläufe bewältigt werden müssen, fallen die Wünsche an die Software für die Zusammenarbeit anders aus als dort, wo vor allem Projekte unter großem Zeitdruck umgesetzt werden. Bei der zweiten Variante wird der synchrone Kontakt über Videotelefonie wahrscheinlich eine zentrale Rolle spielen, während Routineabläufe oft eine asynchrone Abwicklung erlauben.
4. Wie wird das Geschäft in der Zukunft aussehen?
Nicht minder wichtig ist bei der Implementierung eines Kollaborationswerkzeugs auch ein Blick in die Zukunft, die eine Firma erwartet. Wie dynamisch wird sich das Geschäft entwickeln? Wie wahrscheinlich ist es, dass schon bald für die digitale Zusammenarbeit neue Funktionen und mehr Geräte gebraucht werden, auf denen die Tools laufen? Diese Fragen sollten im Vorfeld so gut wie möglich geklärt werden. Bedacht werden sollte aber auch: Wenn mehr Mitarbeitende New Work nutzen, steigen in der Regel auch die Ansprüche an den Datenschutz.
5. Wie überzeugen Sie Mitarbeiter von digitalen Kollaborationstools?
Auch wenn dieser Punkt als letzter auf der Liste steht – er ist bei New Work einer der wichtigsten. Denn keine Software der Welt, kein Tool zur modernen Zusammenarbeit kann funktionieren, wenn es von denen, die es nutzen, nicht angenommen wird. Intuitive Bedienbarkeit und eine umfassende Kennenlernphase sind hier der Schlüssel zum Erfolg. Zusätzlich eine Plattform einzurichten, auf der sich Mitarbeitende bei Bedarf auch mal gegenseitig helfen können, ist übrigens eine Möglichkeit, die sich in der Praxis aufgrund der geringen Hemmschwelle oft als sinnvoll erweist.
