Mal eben über den Schreibtisch mit der Kollegin abstimmen, beim Mittagessen mit dem Chef die Präsentation für nächste Woche besprechen oder Flipchart und Whiteboard im Workshop mit Kunden nutzen: Was im Büro-Alltag auf Zuruf funktioniert, muss beim hybriden Arbeiten neu organisiert werden. Wenn Mitarbeiter flexibel im Büro, Zuhause oder unterwegs arbeiten, steigen Produktivität und Zufriedenheit gleichermaßen. Damit das neue Arbeitsmodell gut gelingt, haben wir in diesem Beitrag unsere Tech-Tipps für Sie zusammengefasst.
1. Professionelle Technik ist das A und O
Klar ist: Es muss eine Möglichkeit geben, von überall aus E-Mails abzurufen, Termine zu realisieren, Nachrichten auszutauschen und virtuelle Meetings durchzuführen. Um remote zu arbeiten und in Konferenzen gesehen und gehört zu werden, benötigen Mitarbeiter eine sichere Internetverbindung, Hard- und Software sowie effektive Tools für die Zusammenarbeit.
2. Telefonieren aus der Cloud sichert Erreichbarkeit
Damit Anrufe von Kunden oder Kollegen nicht ins Leere laufen, empfiehlt sich eine cloudbasierte Telefonie-Lösung. Damit entfällt das lästige Einrichten von Rufumleitungen. Gespräche laufen unter der bekannten Büro-Nummer. Und: Mobil stehen die gleichen Funktionen zur Verfügung wie im Büro. So können Gespräche bequem weiter vermittelt werden und selbst Konferenzschaltungen lassen sich schnell einrichten.
Viele Lösungen zeigen innerhalb des Unternehmens sogar an, ob ein Kollege gerade verfügbar ist, im Termin steckt oder eine Pause macht. Das erspart unnötige Anrufversuche und damit wertvolle Zeit. Diese sogenannten CTI-Programme – die Abkürzung steht für Computer Telephony Integration – können vom Tablet oder Notebook aus gesteuert werden und lassen sich damit sehr bequem in den Geschäftsalltag einbinden.
3. Headsets sorgen für den guten Ton
Hybrides Arbeiten bringt mit sich, dass Telefon- und Videogespräche zunehmen. Mit den im Tablet oder Notebook integrierten Mikrofonen und Lautsprechern kommt man da schnell an die Grenzen. Wir empfehlen deshalb zusätzliche Business Headsets, idealerweise mit Noise Cancelling Funktion. Ob In-ear oder On-ear, ob kabelgebunden oder als Bluetooth-Kopfhörer – da scheiden sich die Geister.
Jede Variante hat Vor- und Nachteile, die je nach Einsatzzweck gut abgewogen werden sollten. Unsere Headset-Experten unterstützen Sie gern, das passende Modell zu finden.
4. Scharfe Bilder dank Webcam
Ja, auch eine separate Webcam – möglichst in HD-Qualität – zählen wir zu einer professionellen Ausstattung, wenn es ums hybride Arbeiten geht. Tablets und Notebooks sind zwar inzwischen mit sehr hochwertigen Kameras ausgestattet, mit den Business Webcams können sie aber noch nicht mithalten.
Das gilt übrigens nicht nur für den Mobile Workplace. Auch die Büro-Arbeitsplätze im Unternehmen sollten mit vernünftigen Webcams ausgestattet sein. Oder zumindest die Meetingräume. Schließlich finden in Zeiten hybriden Arbeitens trotz Büropräsenz viele Meetings virtuell statt, da ein Teil des Teams jeweils Zuhause oder unterwegs arbeitet.
5. Mit Kollaborationssoftware auch auf Distanz zusammen arbeiten
UCC – diese drei magischen Buchstaben sorgen dafür, dass sich Mitarbeiter auch auf Distanz nah sind. Denn dank Unified Communications & Collaboration Software können Mitarbeiter aus einem Programm heraus telefonieren, chatten, Videokonferenzen durchführen oder gemeinsam an Dateien arbeiten. Und das natürlich auch, wenn sie unterwegs sind oder im Homeoffice arbeiten.
6. Den Überblick behalten
Wenn verschiedene Programme und Tools im Einsatz sind, kann es schnell unübersichtlich werden. Dann kommen Anfragen plötzlich per Mail, via Chat, Messenger oder über die Kollaborationslösung. Hier können klare und unternehmensweit geltende Leitplanken helfen, welche Kanäle wofür genutzt werden sollten.
7. Auch Drucken und Scannen geht hybrid
Viele Dokumente werden inzwischen ausschließlich digital verarbeitet. Gänzlich ohne Papier lässt es sich aber meist noch nicht arbeiten. Was also tun, wenn man nicht mehr täglich im Büro ist und eine Präsentation für den nächsten Kundentermin ausdrucken oder wichtige Unterlagen scannen und mit Kollegen teilen möchte? Mobile Druck- und Scanlösungen können hier helfen.
8. Für gesundes und sicheres arbeiten ausstatten
Von Zuhause oder mobil ebenso sicher zu arbeiten wie im Büro, ist eine Herausforderung. Im Unternehmen stehen in der Regel ergonomische Arbeitsplätze bereit. Auch im Home- und Mobile Office sollte auf wichtige Aspekte wie ein guter Stuhl, die richtige Maus oder ausreichende Beleuchtung geachtet werden.
In puncto Sicherheit ist auch der geschützte Zugang zu allen sensiblen Daten und Unterlagen wichtig. Daher sollten Unternehmen spezielle Securitylösungen einsetzen, die hybrides Arbeiten ermöglichen.
9. Support gewährleistet 24/7-Betrieb
Hybrides Arbeiten verlangt auch IT-Verantwortlichen viel Neues ab. Denn durch das neue Arbeitsmodell wird die Infrastruktur in Unternehmen komplexer: Mehr und unterschiedliche Technik ist im Einsatz, mehr Tools und Systeme müssen gewartet werden. Egal, ob der Support inhouse, über ein Systemhaus oder Business-Fachhändler gewährleistet ist: Es muss gesichert sein, dass die Technik 24/7 läuft. Denn jeder Ausfall kostet Zeit und Geld.
Deshalb empfehlen wir, von vornherein einen Austauschservice sicherzustellen und einen Partner für die Garantieabwicklung und Reparatur an der Hand zu haben. Die Geräte sollten außerdem aus der Ferne gut eingerichtet und administriert werden können.
10. Teamspirit gezielt fördern
Im Büro gelingt das fast automatisch: Die gemeinsame Mittagspause, der Plausch beim Kaffee oder das zufällige Treffen auf dem Flur sorgen für den sozialen Austausch abseits der Arbeit. Natürlich findet dieser Austausch auch beim hybriden Arbeiten statt. Dennoch kann es helfen, diesen Aspekt bewusst im Blick zu haben oder sogar gezielt durch Teamaktivitäten zu fördern.
Mobile Workplace - der Arbeitsplatz der Zukunft
Sie interessieren sich für mobiles Arbeiten? Hier erfahren Sie mehr über geeignete Hardware- und Softwarelösungen aus unserem Sortiment, die das mobile Arbeiten erleichtern.